Binnen afzienbare tijd wordt e-invoicing verplicht maar wat houdt dat nu precies in? Is dat hetzelfde als pdf-facturen mailen naar de klant? We zetten hieronder alle nodige informatie op een rij.
Wat is e-invoicing?
Voor wie geldt deze verplichting?
Vanaf wanneer geldt deze verplichting?
Wat is e-invoicing?
E-invoicing staat voor elektronische facturatie. Uitgaande en inkomende facturen worden hierbij digitaal opgemaakt, verzonden en ontvangen.
Volgens de Europese norm moet je voor een e-invoice namelijk gebruik maken van een gestructureerd UBL/XML-formaat dat automatische en elektronische verwerking mogelijk maakt. Je hebt met andere woorden een programma nodig dat automatisch je facturen omzet naar de wettelijk geldige digitale facturen. Je kunt hiervoor kiezen uit diverse facturatie softwares.
De elektronische facturatie zal bovendien moeten verlopen conform het PEPPOL-framework. Dat is een internationaal afsprakenkader omtrent de opmaak en uitwisseling van elektronische facturen.
PEPPOL is naast een internationaal afsprakenkader rond e-invoicing, ook een internationaal beveiligd netwerk, bestaande uit verschillende access points, waartussen elektronische facturen verstuurd kunnen worden. Onderneming A maakt via zijn facturatie-/boekhoudpakket verbinding met een PEPPOL Acces Point. Via dat Acces point zal de e-invoice vervolgens worden doorgestuurd naar het PEPPOL Access Point waarmee de klant, Onderneming B, verbonden is.
De “e-invoice” zal dan vervolgens volledig automatisch ingeladen worden in het softwarepakket van Onderneming B.
De meeste ERP-/boekhoudpakketten zijn vandaag de dag al afgestemd op de technische vereisten van het PEPPOL-netwerk. Je kunt hier dus eenvoudig op worden aangesloten.
Voor wie geldt deze verplichting?
Het nieuwe systeem zal alleen van toepassing zijn in de business2business (B2B)-context, m.a.w. alle in België gevestigde btw-belastingplichtige leveranciers en afnemers zullen onderhevig zijn aan de verplichting.
Vanaf wanneer geldt deze verplichting?
Aanvankelijk was het de bedoeling om de verplichte elektronische facturatie gefaseerd in te voeren in functie van de omzet, te beginnen met de grootste ondernemingen, om vervolgens stelselmatig de verplichting uit te breiden. Uiteindelijk werd echter beslist dat alle btw-plichtigen uiterlijk vanaf 01.01.2026 gestructureerde elektronische facturen moeten opmaken als het b2b-transacties betreft.