Als je onderneming factureert aan consumenten, dan zal je een aantal wijzigingen moeten doorvoeren conform de nieuwe regels voor de invordering van facturen zoals bepaald in het nieuwe Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht (WER).
Als je onderneming uitsluitend factureert aan bedrijven en/of overheden, dan hoef je niets aan te passen.
Wat zijn de wijzigingen?
Er zijn 3 belangrijke wijzigingen :
Verplichte kosteloze eerste aanmaning of herinnering
Wanneer de consument zijn schuld niet heeft betaald op de vervaldag is er een betalingsachterstand. Wil je de betaling bekomen, dan moet je een “eerste herinnering” versturen, waarvoor je geen kosten in rekening mag brengen.
De wetgever gaat ervan uit dat er verschillende redenen kunnen zijn voor de betalingsachterstand. Een onmiddellijke sanctie zou dan niet rechtvaardig zijn.
De eerste herinnering bevat minimaal de volgende verplichte gegevens:
- Het openstaand saldo en het bedrag van de schadevergoeding die je zal vorderen bij niet-betaling binnen de termijn van veertien kalenderdagen.
- De naam en het ondernemingsnummer van de schuldeiser.
- Een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten en de datum van opeisbaarheid van deze schuld.
- De termijn (van minstens 14 dagen) waarbinnen de consument de schuld moet betalen vooraleer je nalatigheidsintrest of schadevergoeding mag vorderen.
Verplichte wachttermijn van 14 kalenderdagen
Om de consument de kans te geven de correctheid van het gevorderde bedrag na te gaan, zijn schuld te betalen of te betwisten meent de wetgever dat je gedurende minstens 14 kalenderdagen na het verzenden van de eerste herinnering geen nalatigheidsinterest of schadevergoeding kan eisen.
De termijn van 14 dagen begint bovendien pas te lopen op de derde werkdag na verzending door de post.
Bij elektronische herinneringen start de termijn van 14 kalenderdagen op de kalenderdag die volgt op de dag waarop de herinnering elektronisch wordt verstuurd.
Eventuele nalatigheidsinteresten kunnen pas beginnen te lopen na het verstrijken van de termijn van 14 dagen, dus zonder terugwerkende kracht, tenzij je een KMO bent. Als KMO voorziet de wet dat je bij niet betaling na eerste herinnering de interesten mag berekenen vanaf de kalenderdag volgend op de datum van verzending van de eerste herinnering, dus 14 dagen vroeger.
Een kmo is elke onderneming die, op het moment van de toepassing van dit artikel, voldoet aan de criteria bedoeld in artikel 1:24, § 1, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen:
Kleine vennootschappen zijn vennootschappen met rechtspersoonlijkheid die op balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar, niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden:
- jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50
- jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9 000 000 euro
- balanstotaal: 4 500 000 euro.
Plafonnering van de contractuele interesten
Naast de beperking van het aanvangstijdstip van de interesten, kun je slechts interesten vorderen voor zover dit contractueel is bepaald, én zijn de interesten geplafonneerd.
Ben je een KMO dan kun je interesten vorderen vanaf de dag volgend op de verzending van de eerste aanmaning. Alle andere ondernemingen mogen slechts interesten vorderen na het verstrijken van de minimale termijn van 14 dagen.
De verwijlinteresten mogen niet hoger zijn dan de wettelijke rentevoet van toepassing ingeval van betalingsachterstand bij handelstransacties.
Je vindt hierover meer informatie via Rentevoet betalingsachterstand
Wettelijk bepaalde forfaitaire schadevergoedingen
Schadevergoedingen zijn vergoedingen voor de kosten die je moet maken voor het innen van de schuld.
Ook voor wat betreft de schadevergoedingen voorziet de wet maximumbedragen in functie van het verschuldigd saldo, en op voorwaarde dat de vergoeding uitdrukkelijk is bepaald in het contract met de consument.
Deze vergoedingen zijn maximaal:
- € 20 als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan € 150 is
- € 30 vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen € 150,01 en € 500 als het verschuldigde saldo tussen € 150,01 en € 500 is
- € 65 vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven € 500 met een maximum van € 2000 als het verschuldigde saldo hoger dan € 500 is.
Wat als u de wet niet respecteert?
Je rekent toch kosten aan bij de eerste herinnering? Je laat na de verplichte gegevens te vermelden? Of je houdt zich niet aan de termijn van minimaal 14 dagen, dan riskeer je burgerlijke sancties.
De betalingen die de onderneming heeft ontvangen in strijd met de wet, zullen aan de consument moeten worden terugbetaald. Je kunt de invordering niet opnieuw starten want de foutieve betaling door consument wordt geacht bevrijdend te zijn!
Een bijkomende sanctie is dat de consument vrijgesteld wordt van zowel de interesten als de schadevergoeding.
Daarnaast zijn er ook administratieve sancties en zelfs strafsancties mogelijk.
Vereiste aanpassing van uw Algemene Voorwaarden
Om bovenstaande regels na te leven is tevens een aanpassing van uw algemene voorwaarden noodzakelijk.
Hierbij vrijblijvend een voorbeeldtekst die je zou kunnen overnemen in je Algemene Voorwaarden:
Facturen dienen betaald te worden binnen de 30 dagen na factuurdatum.
Na het verstrijken van de vervaldatum wordt een eerste gratis herinnering verstuurd. Bij niet-betaling zal voor elke bijkomende herinnering een aanmaningskost aangerekend worden van 15 euro. Bij de tweede herinnering, zal een verwijlintrest en een forfaitaire schadevergoeding toegevoegd worden conform Boek XIX Wetboek van Economisch Recht als volgt:
Verwijlintresten conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
Een forfaitaire schadevergoeding van:
- 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk is aan 150 euro
- 30 euro vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150.01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150.01 en 500 euro is
- 65 euro vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.
Vergeet niet om deze voorwaarden te wijzigen op alle documenten en plaatsen waar je deze algemene voorwaarden vandaag opneemt (contracten, bestelbonnen, leveringsnota’s, facturen, website, …).
Wij wijzen erop dat het opstellen van Algemene Voorwaarden juridisch maatwerk is (in lijn met de geleverde diensten en/of goederen etc.), dat best uit handen wordt gegeven aan gespecialiseerde advocaten.